„Sie erhalten hiermit eine Abmahnung.“ Diesen Satz hören Arbeitnehmer in Ibbenbüren und der Region manchmal als Vorbote einer drohenden Kündigung. Aber: Nicht immer darf der Arbeitgeber einfach kündigen, ohne vorher abzumahnen. Und nicht immer ist eine ausgesprochene Abmahnung rechtlich wirksam. Als Fachanwalt für Arbeitsrecht erkläre ich Ihnen, wann eine Abmahnung Pflicht ist und wann eine Kündigung auch ohne sie zulässig wäre.
Abmahnung als Voraussetzung für die verhaltensbedingte Kündigung
Bei verhaltensbedingten Kündigungen gilt als Grundregel: Vor der Kündigung muss in der Regel eine Abmahnung ausgesprochen werden. Das folgt aus dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz und dem Gedanken, dem Arbeitnehmer eine letzte Chance zur Verhaltensänderung zu geben.
Die Abmahnung erfüllt dabei zwei Funktionen: Sie rügt ein konkretes Fehlverhalten und warnt für den Wiederholungsfall, dass das Arbeitsverhältnis gekündigt werden kann. Fehlt einer dieser Bestandteile, ist die Abmahnung unwirksam – und kann eine darauf gestützte Kündigung zu Fall bringen.
Wann ist keine Abmahnung erforderlich?
Es gibt Fälle, in denen der Arbeitgeber direkt kündigen darf – ohne vorherige Abmahnung:
- Schwere Pflichtverletzungen: Wenn das Fehlverhalten so gravierend ist, dass eine Vertrauensgrundlage für die Zukunft von vornherein nicht mehr besteht – etwa bei nachgewiesenem Diebstahl zu Lasten des Arbeitgebers.
- Wenn eine Verhaltensänderung offensichtlich ausgeschlossen ist: Wenn der Arbeitnehmer eindeutig zu erkennen gegeben hat, dass er sein Verhalten nicht ändern will.
- Betriebs- und personenbedingte Kündigungen: Bei betriebsbedingten und personenbedingten Kündigungen (z. B. bei dauerhafter Erkrankung) ist eine Abmahnung grundsätzlich nicht erforderlich.
Formelle Anforderungen an eine wirksame Abmahnung
Eine Abmahnung muss bestimmte Mindestanforderungen erfüllen:
- Konkrete Bezeichnung des Fehlverhaltens: Datum, Uhrzeit, Art des Verstoßes müssen klar benannt werden. „Schlechte Arbeitsleistung“ ist zu unbestimmt.
- Rüge: Das Verhalten muss ausdrücklich beanstandet werden.
- Aufforderung zur Verhaltensänderung: Der Arbeitnehmer muss aufgefordert werden, das Verhalten in Zukunft zu unterlassen.
- Androhung von Konsequenzen: Es muss klar gemacht werden, dass im Wiederholungsfall eine Kündigung droht.
Eine Abmahnung kann grundsätzlich auch mündlich ausgesprochen werden – aber das macht den Nachweis schwierig. Schriftliche Abmahnungen sind Standard.
Gegenwehr: Die Abmahnung aus der Personalakte entfernen
Sie haben ein Recht darauf, unwirksame Abmahnungen aus Ihrer Personalakte entfernen zu lassen. Eine Abmahnung ist unwirksam, wenn sie inhaltlich falsch ist, das beschriebene Verhalten kein arbeitsrechtliches Fehlverhalten darstellt oder die formellen Anforderungen nicht erfüllt sind. Wichtig: Widersprechen Sie einer ungerechtfertigten Abmahnung schriftlich und fordern Sie ihre Entfernung.
Wie viele Abmahnungen sind nötig?
Es gibt keine gesetzlich festgelegte Anzahl. Oft reicht eine einzige Abmahnung vor einer verhaltensbedingten Kündigung – wenn das abgemahnte Verhalten danach noch einmal auftritt. In der Praxis mahnen Arbeitgeber bei weniger schwerwiegenden Verstößen zwei- oder dreimal ab, bevor sie kündigen.
Muss ich die Abmahnung unterschreiben?
Nein. Eine Unterschrift bedeutet nur, dass Sie die Abmahnung erhalten haben – nicht, dass Sie ihren Inhalt anerkennen. Sie können die Unterschrift verweigern oder neben Ihrer Unterschrift den Vermerk „nur Empfang bestätigt“ hinzufügen.
Wie lange bleibt eine Abmahnung in der Personalakte?
Das Gesetz sieht keine feste Frist vor. Nach der Rechtsprechung können ältere Abmahnungen ihre „Warnfunktion“ verlieren, wenn das abgemahnte Verhalten danach für einen längeren Zeitraum nicht mehr aufgetreten ist. Als Faustregel gilt: Nach etwa zwei bis drei Jahren ohne erneutes Fehlverhalten verliert die Abmahnung ihre rechtliche Wirkung für eine Kündigung.
Kann der Arbeitgeber nach einer Abmahnung noch eine Kündigung wegen eines anderen Grundes aussprechen?
Grundsätzlich gilt: Eine Abmahnung wegen Verstoß A berechtigt nicht ohne Weiteres zur Kündigung wegen Verstoß B. Die Abmahnung schafft eine Warnwirkung nur für das abgemahnte Verhalten oder für vergleichbare Verstöße.
Haben Sie eine Abmahnung erhalten und fürchten Sie, dass eine Kündigung folgt? Ich prüfe für Sie die Rechtslage: (05451) 965 70
Christian Koll, LL.M., Fachanwalt für Arbeitsrecht
Münsterstr. 41, 49479 Ibbenbüren